Приложение

                                                                       УТВЕРЖДЕНО

приказом Врио председателя Медвежьегорского районного суда

Республики Карелия

                                                                  от «   2   » октября  2024 г. №  29

                                                                

 

 

Положение

об отделе делопроизводства Медвежьегорского районного суда

Республики Карелия

 

1. Общие положения

 

   1.1.Настоящее Положение определяет принципы организации и направления деятельности отдела делопроизводства суда (далее – отдел).

   1.2.Отдел выполняет функции, направленные на  организационное обеспечение деятельности суда по осуществлению правосудия.

   1.3.В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами, распоряжениями Верховного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Республики Карелия, Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и Управления Судебного департамента в Республике Карелия, настоящим Положением, правилами внутреннего распорядка, иными локальными актами, приказами и распоряжениями председателя суда.

   1.4.При осуществлении своей деятельности работники отдела основываются на принципах законности, уважения и соблюдения прав и свобод граждан, сохранения конфиденциальности информации и персональных данных, а также несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

  

2.Структура отдела

 

   2.1.Структура и штатная численность отдела определяется председателем суда по согласованию с начальником Управления Судебного департамента в Республике Карелия, в соответствии с положениями Инструкции по организационно-штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции, федеральных арбитражных судах и системе Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации.

   2.2.Отдел состоит из работников аппарата суда, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы, за исключением должностей «помощник председателя суда» и «помощник судьи». Работники аппарата суда также могут замещать должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы.

   2.3.Непосредственное руководство отделом осуществляет начальник отдела делопроизводства, а в его отсутствие заместитель начальника отдела делопроизводства. В случае отсутствия начальника отдела делопроизводства и его заместителя, обязанности возлагаются в соответствии с должностным регламентом на одного из работников аппарата суда, приказом председателя суда.

   2.4.Контроль за деятельностью отдела, а также руководство деятельностью начальника отдела осуществляет непосредственно председатель суда.

   2.5.Начальник отдела и другие федеральные государственные гражданские служащие (далее – гражданские служащие) отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей приказом председателя суда в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о труде и федеральной государственной гражданской службе.

   2.6.Должностные обязанности, права, квалификационные требования и ответственность работников отдела определяются должностными регламентами (инструкциями), утверждаемыми председателем суда.

   2.7.Распределение функциональных обязанностей между работниками отдела осуществляется начальником отдела делопроизводства.

   2.8. Положение об отделе утверждается председателем суда.

 

 

3.Основные задачи

 

   3.1.Организационное обеспечение деятельности суда, которое включает в себя мероприятия кадрового, финансового, материально-технического, информационного, аналитического, статистического, документационного и иного характера, направленные на создание условий для полного и независимого осуществления правосудия.

   3.2.Организация, ведение и сопровождение общего документооборота и судебного делопроизводства в суде.

   3.3.Организационное и техническое обеспечение судопроизводства по гражданским, административным, уголовным делам, делам об административных правонарушениях и иным материалам (далее – судебные дела), в том числе по осуществлению организационно-подготовительных действий в связи с назначением дел к слушанию и непосредственному проведению судебных заседаний, оказание помощи судьям в привлечении присяжных заседателей к осуществлению правосудия, принятие и выдача документов, удостоверение копий документов, вручение документов, уведомлений и вызовов, контроль уплаты пошлин и сборов, обеспечение ведения протоколов судебного заседания, ведение учета движения дел и сроков их прохождения в суде, обеспечение обращения к исполнению судебных решений.

   3.4.Организация и ведение архивного делопроизводства, а также осуществление хранения дел и иных материалов (обеспечение хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов, судебных дел и иных материалов).

   3.5.Организация и ведение работы по информационному обеспечению деятельности суда, в том числе по обеспечению внедрения и применения передовых информационных и телекоммуникационных технологий и систем, внесению надлежащей информации и сведений в базы данных Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие» (далее – ГАС «Правосудие»).

   3.6.Организация и сопровождение кадровой деятельности в суде.

   3.7.Ведение первичного статистического учета и формирование утвержденной отчетности.

   3.8.Иные задачи, направленные на организационное обеспечение деятельности суда.

 

4. Функции отдела

 

   4.1.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения деятельности суда на основе применения современных информационных технологий и программно-технических средств подготовки и обработки документов.

   4.2.Прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация (за исключением документов принятых в приемной суда), распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения  поступающей (входящей) в установленном порядке корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера.

   4.3.Подготовка, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, регистрация входящей корреспонденции в специальных программных средствах Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Правосудие», обеспечивающих ведение автоматизированного судебного делопроизводства (далее – ПС ГАС «Правосудие»), электронных системах регистрации и базах данных документов.

   4.4.Регистрация и учет, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб граждан на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации.

   4.5.Обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений.

   4.6. Предоставление информации по вопросам деятельности отдела.

   4.7. Регистрация и учет внепроцессуальных обращений.

   4.8.Организация работы и ведение делопроизводства (прием, регистрация, учет, хранение, обеспечение сохранности, контроль движения) по гражданским, административным, уголовным делам, делам об административных правонарушениях и иным материалам, заявлениям, жалобам, представлениям (далее судебным делам):

- информирование обратившихся лиц по вопросам, связанным с рассмотрением заявлений, жалоб, судебных дел и материалов;

- составление и размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел;

- извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения дела, вызов присяжных заседателей, контроль извещения;

-проверка и доклад о явке участвующих в деле лиц, наличия уведомлений об их извещении, либо сведений о причинах их отсутствия, оформление отметок в повестках;

- оформление и выдача копий судебных документов, иных справок, выписок из судебных дел и материалов в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями инструкции по судебному делопроизводству;

- обеспечение ведения и оформления протокола судебного заседания, аудиозаписи судебного заседания;

-оформление рассмотренных судебных дел и ознакомление участников судопроизводства в установленном порядке с протоколом судебного заседания (аудиозаписью) и материалами дела;

- контроль за выдаваемыми для ознакомления судебными делами и иными документами;

- ведение учета движения дел и сроков их прохождения в суде;

- учет поступивших апелляционных, кассационных, частных жалоб и представлений, дел с апелляционными, частными жалобами и представлениями;

- организация делопроизводства при рассмотрении уголовных дел с участием присяжных заседателей;

- обращение к исполнению судебных актов, осуществление контроля за получением сообщений об их исполнении;

- направление постановлений, определений суда в Управление Судебного  департамента в Республике Карелия на оплату процессуальных издержек из средств федерального бюджета, документов для производства расчетов и выплат вознаграждения присяжным заседателям;

- прием, учет, организация хранения вещественных доказательств, исполнение судебных постановлений в части разрешения вопросов о вещественных доказательствах, обеспечение сохранности вещественных доказательств;

- учет частных определений, постановлений и контроль за их исполнением;

- оформление, регистрация и учет исполнительных листов (в том числе в электронном виде), их передача или направление по назначению;

- оформление и направление судебных дел в суд соответствующей инстанции;

- ведение нарядов, журналов, учетно-статистических карточек по судебным делам;

-подготовка, оформление и передача в архив законченных производством судебных дел, а также учетных журналов, картотек и иных документов.

   4.9.Ведение базы данных автоматизированного судебного делопроизводства, обеспечение полноты и достоверности учетных данных, используемых в суде автоматизированных информационных систем, формирование корректной регламентной статистической отчетности на их основе.

  4.10.Ведение первичного статистического учета и формирование утвержденной отчетности, направление в Управление Судебного департамента в Республике Карелия в установленные сроки.

   4.11.Обеспечение правильной эксплуатации оргтехники, эксплуатации программных средств, систем электронного документооборота и делопроизводства в суде.

   4.12.Контроль работоспособности ведомственных каналов связи, каналов доступа в сеть «Интернет», электронной почты.

   4.13.Организация бесперебойной работы информационно-правовых систем, эксплуатация почтовых ящиков электронной почты.

   4.14.Контроль выполнения регламентных работ на технических средствах автоматизированных рабочих мест (АРМ) пользователей и серверах.

   4.15.Ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря, канцелярских принадлежностей, бланков строгой отчетности, участие в проведении инвентаризации имущества и материальных ценностей.

   4.16.Организация и ведение архивного делопроизводства:

- организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов;

- организация отбора судебных дел и документов долговременного, временного хранения на уничтожение, подготовка соответствующих описей и актов;

- отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов;

- оформление, ведение и хранение учетных документов архива суда;

-выдача копий процессуальных и иных документов из дел, подлинников документов или их заверенных копий, переданных в архив суда, в порядке, установленном председателем суда.

- участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда;

- выдача судебных дел по запросам, контроль возвращения;

- оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением.

   4.17.Организация и сопровождение кадровой деятельности:

- ввод, изменение, обработка и хранение информации о гражданских служащих и работниках персонала по охране и обслуживанию зданий суда в  подсистеме «Кадры» ПС ГАС «Правосудие»;

- оформление приема, перевода и увольнения гражданских служащих, персонала по охране и обслуживанию зданий суда в соответствии с действующим законодательством, подготовка служебных контрактов, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;

- формирование, учет, хранение и ведение личных дел и  карточек, ознакомление работников суда с материалами личных дел;

- обеспечение сохранности и правильности заполнения трудовых книжек сотрудников суда, ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде и предоставление работникам сведений о трудовой деятельности за период работы в суде;

- формирование в электронном виде и представление в Управление Судебного департамента в Республике Карелия сведений о трудовой деятельности работников суда;

- оформление и выдача служебных удостоверений гражданским служащим и работникам персонала по охране и обслуживанию зданий суда;

- подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов суда, регистрация приказов и распоряжений;

- ведение учета штатной и фактической численности работников;

- разработка штатного расписания по согласованию с Управлением Судебного департамента в Республике Карелия, а также подготовка предложений по изменению штатного расписания суда;

- контроль за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил служебного распорядка;

-ведение табеля учета рабочего времени, составление графиков очередных отпусков и контроль за их соблюдением, учет предоставления отпусков.

- разработка должностных регламентов и должностных инструкций;

- учет и регистрация больничных листов;

- оформление представлений на присвоение классных чинов работников аппарата суда;

- исчисление и ведение учета трудового стажа сотрудников и стажа государственной службы;

- контроль за повышением квалификации работников аппарата суда;

- подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок, оформление иных документов и выдача справок по кадровым вопросам;

- подготовка материалов к поощрению и награждению сотрудников суда;

- организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы и для включения в кадровый резерв;

- формирование  кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

- организация работы по аттестации гражданских служащих аппарата суда, присвоению классных чинов гражданским служащим суда.

- организация и ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе;

   4.18.Организация и методическое обеспечение реализации антикоррупционной политики:

- обеспечение соблюдения федеральными государственными гражданскими служащими суда ограничений, запретов и требований, направленных на предотвращение или урегулирование конфликта интересов, а также соблюдение исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами;

- сбор и обработка сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представленных в установленном порядке, а также осуществление контроля за своевременностью их представления; обеспечение подготовки сведений  о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера для последующего размещения в сети Интернет на официальном сайте суда;

- проведение анализа сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, предоставленных гражданами, претендующими на замещение должностей федеральной государственной гражданской службы в суде, и сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера предоставленных гражданскими служащими суда в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на государственной гражданской службе;

- консультативная помощь гражданским служащим суда по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2012 г. № 885, а также с уведомлением представителя нанимателя, органов прокуратуры Российской Федерации и иных федеральных органов о фактах совершения федеральными государственными гражданскими служащими коррупционных правонарушений, непредставления ими сведений либо представления недостоверных или неполных сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

- антикоррупционное правовое просвещение гражданских служащих суда;

   4.19.Обеспечение сохранности документации, в том числе конфиденциальности содержащихся в ней сведений

   4.20.Ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений в пределах своей компетенции;

   4.21.Организация доступа заинтересованных лиц к информации о деятельности суда, в том числе ее размещение в установленном порядке на информационных стендах в здании (помещениях) суда, информационном киоске, на официальном сайте суда в сети Интернет.

   4.22.Выполнение иных функций по организации, ведению и сопровождению документооборота и судебного делопроизводства в суде.

 

5. Права отдела

 

   5.1.В пределах своих функций вносить на рассмотрение председателю суда  предложения по улучшению организации судебного делопроизводства в суде, проекты приказов, распоряжений, указаний и других документов по улучшению организации работы отдела и условий труда.

   5.2.Получать необходимые сведения от судей, помощника председателя суда, помощников судей, администратора по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, указаний, а также для подготовки справок, анализа, составления отчетов о деятельности суда.

   5.3.Получать для ознакомления, использования в работе, поступающие в суд законодательные и иные нормативные акты и документы, регламентирующие работу по организации судебного делопроизводства и отдела.

   5.4.Получать необходимую методическую помощь Управления Судебного департамента в Республике Карелия по организации судебного делопроизводства в районном суде, ведению кадрового делопроизводства и ведению финансовой документации.

   5.5.Участвовать в совещаниях, проводимых председателем суда при обсуждении и решении вопросов, касающихся деятельности суда и отдела, вносить соответствующие предложения.

   5.6.Обсуждать и выдвигать кандидатуры работников отдела на представление к государственным наградам и присвоению почетных званий, к поощрению.

   5.7.Проводить проверки надлежащего оформления дел и документов.

   5.8.Использовать в своей деятельности имеющийся в суде служебный транспорт, системы связи, копирования, базы данных и компьютерную технику.