УТВЕРЖДЕНО

приказом Медвежьегорского районного суда Республики Карелия

 

от « 25 » декабря  2025 г. № 41

                                                                                                                              

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Медвежьегорского районного суда Республики Карелия

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. В целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов, образующихся в ходе деятельности, в Медвежьегорском районном суде Республики Карелия (далее-суд) создан архив.

1.2. Архив суда в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Карелия в сфере архивного дела и делопроизводства; правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях; приказами и распоряжениями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, Управления Судебного департамента в Республике Карелия, председателя суда; примерным положением об архиве организации, утвержденным Приказом Росархива
от 11.04.2018 № 42 (в редакции приказа от 10.11.2023 № 121) и настоящим Положением.

1.3. Документы суда, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью Российской Федерации и могут быть переданы на постоянное хранение в государственный архив на основании отдельного договора и акта приема-передачи.

            До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральным законом «Об Архивном деле в Российской Федерации», хранятся в суде.

1.4. Суд обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности (а также документов по личному составу). В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством, обеспечивает передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет суда.

            За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица суда несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.5. Приказом председателя суда из числа работников суда назначается лицо, ответственное за архив.

1.6. Положение об архиве суда согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Республики Карелия при наличии договора.

После согласования Положение об архиве суда утверждается председателем суда.

 

2. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

 

2.1 Архив суда хранит:

2.1.1. Образовавшиеся в деятельности суда документы (электронные документы) постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу.

2.1.2. Документы постоянного хранения и по личному составу фондов организаций-предшественников (при их наличии).

2.1.3. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива суда.

2.1.4. В исключительных случаях в соответствии с распоряжением председателя суда дела временных (до 10 лет) сроков хранения.

 

3. ЗАДАЧИ АРХИВА

 

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Организация хранения документов (электронных документов), состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения об архиве.

3.1.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности суда.

3.1.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве суда.

3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве суда.

3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив на основании отдельного договора и акта приема-передачи с соблюдением требований, устанавливаемых законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в отделе делопроизводства и своевременной передачей их в архив суда.

4. ФУНКЦИИ АРХИВА

 

4.1. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.1.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности суда, в соответствии с утвержденным графиком.

Документы по личному составу федеральных государственных гражданских служащих суда, уволенных с федеральной государственной гражданской службы (личные дела), принимаются в архив суда по истечении 10 лет со дня увольнения.

4.1.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве суда.

4.1.3. Представляет в Государственное бюджетное учреждение Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве суда документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.1.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности суда.

4.1.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда проекты описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проекты номенклатур дел, проекты актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, актов переработки описей, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия проекты описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей дел по личному составу (в том числе переработанных описей), проекты номенклатур дел, проекты актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях архивных документов (при наличии договора);

в) на согласование Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия проекты локальных нормативных актов и методических документов суда по делопроизводству и архивному делу (в том числе инструкций по делопроизводству, положений об архиве и экспертной комиссии), проекты актов переработки описей (при наличии договора);

г) на утверждение председателю суда документы, указанные в подпунктах  "б", "в", после их утверждения и согласования Экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Республики Карелия.

4.1.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив на основании отдельного договора и акта приема-передачи.

4.1.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве суда в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.1.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве суда.

4.1.9. Организует информирование председателя суда и работников суда о составе и содержании документов.

4.1.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.1.11. В установленном порядке выдает судьям и работникам аппарата суда дела и документы для работы во временное пользование; архивные документы во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам; знакомит с находящимися в архиве судебными делами (иными материалами) лиц, участвующих в деле, их представителей, а также иных лиц в помещении суда.

4.1.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные документы, копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.1.13. Ведет учет использования документов архива суда.

4.1.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива суда.

4.1.15. Участвует в разработке документов суда по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.1.16. Оказывает методическую помощь:

а) отделу делопроизводства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) работникам суда в подготовке документов к передаче в архив.

 

5. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ АРХИВА.

 

5.1. Для выполнения основных задач и функций архив имеет право:

а) представлять председателю суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве суда;

б) запрашивать у работников суда сведения, необходимые для работы архива суда;

в) давать рекомендации работникам суда по вопросам, относящимся к компетенции архива суда;

г) информировать работников суда о необходимости передачи документов в архив суда в соответствии с утвержденным графиком.

5.2. Работники, ответственные за работу архива, несут ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на архив задач и функций, сохранность, учет и использование документов архива.

5.3. При приеме-передаче дел в архив суда, работником, ответственным за ведение архива, в присутствии работника, передающего дела, проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, фактическому количеству.

 

 

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Министерства культуры Республики Карелия
от	«		»		№